宝塚市役所

導入事例

はじめに

宝塚市役所様は兵庫県南東部に位置する特例市で、宝塚歌劇団や市立手塚治虫記念館などの文化施設が多く存在し、大阪、神戸にも電車で約30分という閑静な高級住宅街がある住宅都市です。
その宝塚市役所職員の情報活用の中心となっていて8年間利用してきたグループウェアシステムを、2009年3月に『リンコム ネクスト』と『CyberMail』（サイバーソリューションズ）にリプレースし、本番稼働を開始して一年が過ぎました。
一年前と比べて情報活用という視点でどのような変化が生じたかを実際に運用管理されている企画経営部 政策室 情報政策課の二宮様、松本様にお伺いしました。

（宝塚大橋...橋を渡ると市立手塚治虫記念館や宝塚大劇場、宝塚ガーデンフィールズに通じる）

メールに頼った情報共有と人事異動時の負荷が課題

以前利用していたグループウェアにはポータル機能がなく、それを補うために職員が作成したリンク集が唯一ポータルと呼べるものでしたので、全庁周知などは全てメールで行っていました。メール中心の運用を続けていたため、メールをそのまま保存し続けメールシステムを添付ファイルの書庫として利用する職員も多くなってきました。
また4月をはじめとする年数回の人事異動の際は、全職員である約2,000名の人事情報の更新のため、一晩中バッチ処理を行うなど、担当する職員に非常に高い負荷がかかっていました。
ハードウェアの老朽化に伴うリプレースを期にこれらの課題を解決すべく新たな情報共有システムの導入を、2007年に検討し始めたのです。

リンコム ネクストを選定した理由

システムを検討していくなかで、まず人事異動の際の負荷軽減と庁内に散在している人事情報を一元化するためActive Directoryの導入を決定しました。
おのずとグループウェアはActive Directoryと連携できることが必須となり、また前述のメールに頼った運用から脱却するためポータル機能が充実していること。安定稼働、高機能であるWEBメール製品とシームレスに連携できることを要件としてあげられました。
これらの要件を全て満たし、かつイニシャル・ランニングコストを抑えられる製品として『リンコム ネクスト』を選定されました。WEBメール製品には同様の理由で、『リンコム ネクスト』とシームレスな連携が行える『CyberMail』を選定されました。

稼働前の入念な準備と順調な運用開始

情報政策課のお二人を中心に関係者は導入SIベンダーであるアイテック阪急阪神株式会社（以下 アイテック阪急阪神）様の協力を得て、製品選定から本番稼働までの約半年間に非常に多く時間をかけて下準備を行ってきました。
まずは、それまでの情報共有の中心だったメールシステムの変更について職員の反応を伺いました。はじめはインターフェースが変わることに不安をおぼえる職員もいましたが、試用版を使用していくなかで慣れの問題だと認識され、メールシステムに関する課題は比較的スムーズにクリアされたそうです。
最も大きな課題ととらえていたのは、 掲示板 による全庁周知をはじめとする各部、各課の周知です。今まではメールで行われていたものを 掲示板 にメッセージとして登録するという大きく運用方法がかわるためです。
それまでの周知は例えば、部代表アドレスから課代表アドレスへメールで行っているというものでしたが、掲示板へのメッセージ登録になると登録者として職員個人名で表示されます。そのため、その職員に問い合わせが集中することが予想され、それを起因としてメッセージが登録されないのではないかと懸念されていました。
またメッセージが登録されても、それを全職員が見なければ意味がなく、どのように掲示板を活用すればよいかを熟考され日々奔走されたそうです。
まずは職員個人名での登録等、掲示板 の特長に対して、各部署の担当者に説明し、質問や要望に対して一つ一つ丁寧に対応した結果、メールから掲示板への運用の変更が可能であると感じられたそうです。
次は掲示板に登録された情報を有効活用するためには、まずは見て貰うことから始めなければならず、人事からの内示や、各部統括課からの内部配置、議会の質問通告など、職員の誰もが気になる内容をメールによる周知を辞め掲示板のみに登録することにしました。
その結果、本番稼動開始後一ヶ月は問い合わせがありましたが、一ヶ月を過ぎた辺りから殆ど問い合わせもなく、懸念していたことは杞憂に終わったとのことです。

（各種の情報を活用する場である全庁ポータル）

ポータル構築の効果

ポータルが構築されて一年が過ぎた今、効果として感じられるのは、庁内に散在されていた各種情報が的確に整理されて有効活用されている点と業務効率の向上により各種作業時間が短縮できてメイン業務にあてる時間が増加したことです。
メール転送の繰り返しによる周知を掲示板に移行したため、一日に20件近くのメッセージが登録されますが、全庁向け、部内向け、課内向けと、それぞれをディレクトリーで分類しているため、登録する側の職員も整理がしやすく、利用する側の職員も必要な情報のみを閲覧するといった有効な情報のみをタイムリーに受け取れるため、無駄な時間を省くことができました。
また、ある部署ではフォーラムを利用し、様々なテーマで活発な議論を繰り広げているそうです。
施設予約 も非常に活用されていて、最近では部署の施設や備品を管理するため部署専用の施設予約を作成してほしいという依頼もあるそうです。
これらの効果は、前述の下準備がしっかりと行われていたということもありますが、ポータルを活用する職員のITリテラシーが高いことも起因しています。

現在の取り組みと今後の展望

直近ではファイルライブラリを本格稼働させるため、運用方法を検討しています。中・長期的な展望としては、インフルエンザ対策などの危機管理分野を携帯電話、モバイルで運用できる仕組みを検討されているとのことです。
また、庁内にあるハードウェアを将来的にはクラウド化したいという展望もお持ちです。

最後に

「例えば、全庁周知があった場合、今までは、依頼者→部総務→各課の庶務担当→課員という無駄なフローでしたが、今では、依頼者が掲示板にメッセージを登録→職員全員が閲覧というシンプルなフローになっているため、情報を伝える側は、1分、2分と作業時間が短縮でき、受け取る側もタイムリーに情報を受け取れるようになりました。またActive Directoryの導入や、アイテック阪急阪神様がカスタマイズしたシングルサインオン アプリケーションも手伝って、PCの電源を入れた状態から、全庁ポータルや使用したい画面に到達するまでの20秒、30秒といった操作時間が削減できるようになりました。この小さな時間を積み重ねていくことにより、本来の業務に費やす時間を少しでも多くするのが私たちの役目です。その第一歩が実現できました。」
という情報政策課のお二人の使命感あるお言葉に感動しました。

（宝塚大劇場・花のみち）

【導入支援企業情報】

アイテック阪急阪神株式会社

事例の掲載にご協力いただきました宝塚市役所様、誠にありがとうございました。

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