東映株式会社

導入事例

本事例紹介では、東映株式会社様によるグループウェアの運用とそのカスタマイズについて、情報開発室の皆様にお話を伺いました。

システムの導入まで

東映株式会社様（以下東映様）では1997年よりLotusNotesを導入されていましたが、掲示板、会議室の予約、メールまでの利用に留まっていました。

導入の要件

東映様では情報開発室のメンバーの皆さんが、高いスキルをお持ちであったため、自身でソースコードの修正を行なうことができ、ノーツ資産の移行や活用が可能な製品として、リンコム ネクストのカスタマイズ性能が高く評価されました。 さらに、勤怠のシステム化など他システムと連携を行ないたいという機運が高まり、2003年にリンコム ネクストへのリプレースを行ないました。
カスタマイズを自身で行うことにより、利用者のリクエストに対し決め細やかな対応が可能となり、非常に使いやすいシステムを実現できたのです。

カスタマイズ

もちろんカスタマイズは機能を削るだけでなく、新しい機能の追加や変更などもおこなっています。

◇在籍ボタン

【デスクトップ画面】

東映様のオフィスはビルの５階から８階までを占めています。社内で訪問する場合、席まで行って不在だと非常に無駄な労力となってしまいます。そこで、使いやすい場所に在籍変更機能を設けることにより、席を動く場合は必ず状態変更を行なうようにしています。具体的にはデスクトップの最上位部分に在籍表示／変更を行なう機能を追加しました。これにより、グループウェアのどの機能を利用していても在籍状況が変更できるようになっています。また、スケジューラ機能などの名前の横に在籍状態を表示させるようにしているので、在籍状態が分かりやすくなりました。

◇座席表アプリケーション

誰でも一度は目にしたことがあるでしょう、座席表（内線番号表）をアプリケーションとしてネクストに組み込んでいます。

【在籍表】

座席表そのものはFlashを使って構築しています。
このFlashファイルをネクスト掲示板の『HTMLを使用する』機能に組み込んで表示しています。今までは紙で配っていた座席表を、そのままのイメージでネクストに組み込むことにより、馴染みやすくてわかりやすいインターフェースが提供されている一例でしょう。

◇施設予約

施設予約に関しては、タイトルやアイコンの表示を取りやめ、時間のみを表示するシンプルな表示に変更しています。

【施設予約】

◇訃報掲示板

いくつかある掲示板の中で特徴的なのが訃報掲示板です。
訃報掲示板では入力がフリーフォーマットではなく、文面がほとんど同じため、必要項目のみを入力すれば文書が出来上がるように変更しています。この訃報のように定型文書による掲示は積極的にカスタマイズし、入力の手間暇を削減させています。

他システム連携

また、勤怠システムと連携も実現しています。 勤怠システム自体は他社様のパッケージ製品を利用していますが、入り口はネクストに設けて、システムの一体感をだしています。

使わない機能は削除

カスタマイズといえば今までご紹介した通り、足りない機能を構築により補っていくのが一般的です。
また、パッケージ製品は利用者の声を集約して機能が強化されていくために機能は豊富に用意されています。 しかし、リンコム ネクストすべての機能を利用することは稀であり、使わない機能をそのままにしておくことは、利用者の迷いや誤操作を生む要因にもなっています。

そこで東映様では利用しない機能は思い切って削っています。削ることは新しい機能を作成するよりも遥かに簡単であり、利用者が迷わず使いやすいシステムとなっています。

今後の展望

東映様の今後の目標は、まずはワークフローの導入です。
ワークフロー導入により、今まで紙のやり取りであった稟議書などを電子化すれば、移動時間などがさらに減らせると考えられています。

まとめ

東映様のシステムには一貫してユーザビリティを意識されたカスタマイズが行なわれています。機能満載のシステムよりも、利用する人の立場に立ったシステム構築はインターフェース設計の大変なお手本になると思います。

取材にご協力いただいた皆さま

（左から）前列：情報開発室 室長 木村様、エムリンク株式会社 代表取締役 工藤様、
後列：情報開発室 リーダー 鈴木様、春原様、和唐様

事例の掲載にご協力いただきました東映株式会社様、誠にありがとうございました。

※東映株式会社様の事例資料ダウンロードはございません。ご了承ください。