株式会社ワイズマート

情報の交通整理が追い付かず、作業がたらい回しに

『店番長』の導入以前はどのような問題がありましたか？

店舗宛に大量に届くメールの整理が追い付いておらず、結果として対応が漏れてしまう状態が続いていました。
このため1日あたり30通以上に上るメールの量を問題視し、本部から発信するメールの件数を制限したこともありましたが、メール1通あたりの情報量が多くなるだけで、抜本的な改善策には至りませんでした。
一つのメールの中に複数の部門に向けた指示が混在していたので、現場が混乱してしまい、結果的に作業がたらい回しされるような状態になっていました。（須藤様）

バイヤーからの企画が店頭売場に反映されない

指示の実行度が低下していた弊害としてどのようなことが起きていたのでしょうか？

指示したことが店頭売場に反映されないことが最大の問題でした。
バイヤーが発信した企画を限られた時間で店頭売場に反映するには、単純にリスト通りに商品を店頭に並べるだけでは足りず、魅力的なPOP作りや高い陳列の技術が求められます。このため、本部は企画の意図をわかりやすく店舗に伝える義務がありますし、店舗は指示をどう理解し売場に反映させたのか正しく報告する義務があるのですが、お互いすれ違っている状態でした。
より高いレベルを目指すためには、抜本的にコミュニケーション方法を変えなければならないという危機感がありました。（須藤様）

ツールの一元化とサポートの安心感

導入に至った決め手についてお聞かせください。

業務指示に関する連絡を一元化できるツールであることと、リンコムのサポートの安心感が決め手となりました。
以前はメールに加え、FAXやチャットツール、電話でも業務指示を発信しており、店舗内で情報を確認すべき場所が多すぎるといった問題がありました。店番長には本部・店舗間のコミュニケーションを集約するための充実した機能が揃っていたことが決め手の一つとなりました。
また、リンコムの担当からは製品説明だけでなく、弊社にぴったり合った運用方法を提案してもらえました。単純に売り込み目的だけでなく、導入後のサポートにも期待を持てたことも、最終的な決断に至った大きなポイントでした。（吉野様）

バイヤーからの連絡だけでなく、収支情報の発信にも利用

『店番長』はどのような用途で利用しているのでしょうか？

バイヤーから店舗へのメールは完全に廃止し、『店番長』にすべて置き換えました。
売場作りなど作業が伴う指示をやり取りし、各店舗の作業実施状況を把握しています。それだけでなく、店舗に確認してもらいたい部門の収支情報の発信にも利用し連絡事項を読んでいるかどうかまで本部で把握できるようになりました。（須藤様）

店舗も本部も作業負担が軽減、曖昧な指示を減らし実行力アップ

『店番長』導入によりどのような効果がありましたか？

現場の作業負担が格段に減りました。店舗では情報を1か所で確認すれば全て済むようになりました。メールでは一部のスタッフにしか伝わらなかった情報も、店長やチーフが把握できるようなりました。
また、本部にとっても、店舗回答の集計業務が楽になりました。『店番長』では店舗の作業の実施状況が見えるため、店舗にとってより納得感のある客観的な評価にもつながっています。
本部の業務改善にも役立っています。『店番長』では誰がどのような指示を発信しているか、本部内ですべて共有されるため、指示の書き方の指導がしやすくなりました。結果として、曖昧な指示が減ったことは嬉しい変化でした。（吉野様）

実行率が上がり、さらに迅速に対応できる体制に

業務指示の実行度について教えてください。

活用を深めた結果、業務指示の実行率90%を実現しました。作業漏れがなくなっただけでなく、作業完了までのスピードが上がりました。以前は締め切りギリギリに作業を行うケースが多くありました。『店番長』に変わってからは、指示を受け取ってすぐに作業に取り掛かるようになりました。（須藤様）

店舗現場から支持され、欠かせない存在

『店番長』は現場の方からはどのように評価されていますか？

店舗スタッフの皆が"使いやすい""わかりやすくなった"と評価しています。店舗スタッフ同士で、作業をお互いにフォローし合うシーンが増え、チームワークがより強くなりました。（須藤様）
現場スタッフにとって欠かせないツールになっています。もし『店番長』を辞め、以前のように戻すことにしたら現場から大反対されると思います。（吉野様）

3か月間は集中して取り組み、リンコムのサポートを最大活用する

最後に『店番長』をこれから導入する企業へアドバイスをお願いします。

実は導入後、最初の3か月間はかなり苦労しました。初めのうちはどのようなシーンで『店番長』を使うのか現場のとまどいがあり、利活用がなかなか進まなかったのです。
その頃、リンコムから情報ツールの住み分けをルールとして現場に発信することを提案されました。この取り組みが奏功し、店舗への業務指示をすべて『店番長』に集約することができました。
リンコムから利活用状況データを基にしたアドバイスを定期的に受けられたことも助かりました。定着へ向けて今何をすべきか指針を得られたことが大きかったです。
今では過去導入したツールの中でも、一番費用対効果が大きいものの一つとなっています。投資した分を必ず回収するという覚悟で、特に最初の3か月間は集中して取り組むこと、そしてリンコムのサポートを最大限活用することが定着化のカギだと思います。（吉野様）

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