FAXをやめてすごく得した話

FAXからペーパーレスに移行したいチェーンストア企業、必見のガイドブック

ペーパーレスでチェーンストアの運営を行うためにはどんなポイントに気をつければ良いのでしょうか？
FAX をやめたら何が削減でき、どんな効果があるでしょうか？
連絡手段をメールやチャットに変えるだけで課題は本当に解決するのでしょうか？

例えば、ホームセンター・チェーンでは次のような課題が発生していました。

• 枚数が多く、誰宛かを確認して仕分けする作業で、かなりの手間が発生
• バイヤーが、店舗から回答があった発注数を集計する作業に毎週3 時間かかる
• 報告期日に本部スタッフがFAX を待ち構えていないといけない
• 店舗から回答が得られないと一店一店電話で聞き直す必要がある

FAX を使っていることで、様々なロスや指示自体が伝わらない/ 伝わりづらい、といった問題が発生してしまっていました。このようにホームセンター・チェーンやベーカリー・チェーンで実際に発生していた本部〜店舗間のやり取りでの課題を、ひとつひとつ具体例を交え解決法とともにご紹介します。

FAX をやめたら何が削減できるでしょうか？

実際、FAX をやめたら削減できるコストや手間にはどんなものがあるでしょうか？

• 紙のコスト　
  ...　本部と店舗で使用している枚数、およびそのコスト
• 通信費　　　
  ...　電話回線の通信費
• 仕分け作業　
  ...　担当者に渡るまで1 枚あたり数分の人件費
• 転記作業　　
  ...　紙からEXCEL に転記して、発注表やToDo リストを作る人件費
• 催促の手間　
  ...　提出が遅れていると本部から一店一店へ電話をかける人件費

もし御社でFAX 利用しているようであれば、概算でも良いので、これらのコストを計算し てみてください。意外と膨大なコストが発生していることに気がつくことと思います。

FAX から何に置き換えるべきなのでしょうか？

削減したいコストが見えてきたら、これらを本当に削減でき、置き換えてもしっかりメリット のある手段を選びたいところです。

例えば、電子メールはどうでしょうか？電子メールは「紙代」が削減でき、「通信費」も低 減できる可能性があります。宛先を直に指定できるので、仕分けコストも必要なくなります。 しかし、「転記作業」を無くすのは難しいです。店舗からメールで返答してもらうのであれば、 誰かがEXCEL の表にまとめ込む作業は依然として必要です。