このベストプラクティスの概要：

• 業務指示を見直すには、実行率と指示の合計件数を見る
• 売上や成果に関連性が認められない指示を断捨離する
• 指示の発信者同士でルールを作成する

「店舗の負担を減らすために店番長を活用したい」というご相談をよくいただきます。
実際に店舗の負担を減らすためには何を見直していけばよいのでしょうか？

適正な業務指示の件数を把握しましょう

もし「業務指示が多くて店舗負担になっているのではないか」と懸念されているようでしたら、業務指示に対する店舗の実行率と業務指示の合計件数を分析してみて下さい。

例えば、業務指示が月に200件出ていても、7割以上の店舗が期限内に90パーセント近く業務指示を実行できていれば、決して業務指示の数が多く、負担になっているわけではないと考えられます。
逆に7割の店舗が期限内に50パーセント程度しか実行できていない場合は、業務指示の量が負担になっている可能性があります。

このように、まずは実行率と業務指示の件数との関係性を分析し、適正な業務指示の件数を見極めていきましょう。

業務指示を減らすには？

店番長を正しく活用していくと、業務指示が一か所に集中管理されていることで、一定期間後に俯瞰で振り返ることが可能になります。導入3か月後、半年、1年という節目で、店番長を見える化ツールとして活用し、どんな業務指示が、どのくらい店舗に送信され実行されているかを分析し、売上や成果への相関性が薄い業務指示は思い切って断捨離しましょう。

もう一つ。業務指示を発信する方々の間でルールを作成することをお勧めします。
例えば、「一週間に出して良い業務指示の件数」、「業務指示を出すタイミング」を担当者間で決められれば、部署間の適正量を調整する良い機会となり、業務指示のむやみな増加防止にもなりますし、店舗業務で適切なスケジュールが組まれムダ削減にもつながります。