POSや売上管理システムがなくても、売上や在庫を一括集計する
このベストプラクティスの概要:
- EXCELなどを一斉に編集してしまうとミスも起きる上、催促は別途メール等で行わなくてはならない
- POSや集計システムを使わなくても、店番長の「ルーティン」+レポート作成機能で簡単に収集して集計できる
POSや売上管理システムが使えない状況
今やチェーンストアにおいてPOSや売上管理システムは必需品となっていますが「売り場によってはPOSが使えない環境がある」というお話をお聞きします。
入館しているモールのレジを使わなくてはならないので自社用に別途集計しなくてはいけない、大規模なシステム導入にまだ踏み切れない、レジをネットワークに接続していない、などです。他にも、売上ではないがキャンペーン申し込み数を一定期間集計したい、限定ノベルティの在庫数を定点観測したい、清掃作業にかかった時間を一定期間集中的に調査したい、など、大げさなシステムはいらないのに、逐一メールで連絡して転記するのは面倒、という場面は多々あります。
代替手段として考えられることは?
実際、専用のシステムを使わずに集計するには一般的にどんな方法があるでしょうか?
クラウドの共有ドライブにExcelファイルを置いてみんなで一斉に編集する、ということもできますが、店舗側でうっかり他の欄に書いてしまうなどのミスも誘発しそうです。しかもその編集権限を持っているのは店長だけだったりすると、店長は毎日その業務から逃れられないですね。他に、Googleフォームなども使えなくはないですが、繰り返し毎日、別途メール等で催促しないと忘れてしまう店舗も出てきそうです。
そうしたツールがなくメールやFAXからの転記の場合は、集計するだけでも大変な手間なのに、こういうレポートに限って報告日は月初だったりします。だから月末には担当者が必ず忙しくなりますし、提出できていない店舗に本部から催促のために電話したり...。想像しただけでたいへんです。
「ルーティン」+レポート作成機能を使った便利な集計方法
さて、そんな時にお使いいただきたいのが店番長の「ルーティン」+レポート作成機能です。
店番長の「ルーティン」機能は、もともと一定の間隔で決まった業務の報告を行うために存在する機能です。指示を作成する際に、対象となる店舗と毎日/毎週などの周期を決めて指示を繰り返し自動で発信することができます。すると、店舗では決められた時間になると指示が出てくるので、決まった項目に数字だけを書けばその日の業務は完了です。(追加で文章のコメントなどを記入することもできます)
こうすると指示の進捗状況や実行状況も見える化します。回答できていない店舗はどこか、いつの回答ができていないかも一目瞭然でわかります。
そうした利点を生かしながら、集まった数値はどうなるかというと、非常に簡単です。ボタン一つでExcelのファイルになります。店舗名、部署やエリア、日付、そして回答した数量がぴっちり収まった1ヶ月分のExcelファイルが出せますので、あとは集計するだけです。