店番長

店舗のペーパーレスとスタッフへの周知徹底を実現する

多くの企業が、本部から店舗に業務指示を配信する方法としてメールやFAXを利用しています。業務指示の中には、店長や特定のスタッフ(原則1名)が実施して完了するものと、店舗の複数のスタッフに周知徹底が必要なものがあります。後者の業務指示については、紙に印刷し店舗の壁に提示したり、連絡書類をファイリングするなど、様々な工夫をされていることと思います。

日々、本部から店舗に業務指示が配信されていますが、店舗ではその度に指示の重要度や期限順に書類を張り替えたり、期限切れの書類を掲示から外しファイリングしたりと、管理の負担が発生してしまっています。また、業務指示が誰宛のなのかわかり辛かったり紙が紛失したりすると、実行すべきことが実行されていないといった状況になり、本部〜店舗間での確認作業が増える、といった問題も発生します。

では、これらの問題を解決するにはどうすればよいのでしょうか。

まず本部から店舗への定期的な業務指示の件数を減らして対処する方法が考えられます。例えば、定型の業務をマニュアルの冊子として管理しておけば、繰り返し行う業務はそちらを参照することで店舗が自主的に対応することができるようになります。

また店舗内でスタッフに業務指示を伝達する方法として連絡ノートを活用しているケースが多く見られます。店内で周知が必要な業務指示の件名、確認が必要なスタッフ名、期限を連絡ノートに記入し管理します。スタッフは出社時や休憩時に連絡ノートを閲覧し、自分が連絡対象になっている業務指示を確認します。スタッフごとの確認記録を連絡ノートに残すことで、確認済み/未確認を把握することができます。これによって誰が何を把握しているかが一元管理できるようになり、実行漏れも少なくなります。

しかし、メールやFAXから連絡ノートに転記する作業は手間ですし、結局添付ファイルなどは印刷して管理する必要があります。折角デジタルの時代ですからペーパーレスも実現したいですよね。
その為には、スタッフ全員が簡単に確認できるデジタル端末の採用を検討しましょう。今だとスマホ感覚で操作でき、紙のように参照できるタブレットの活用がオススメです。
さらに、業務指示を本部から発信し、店舗で受信できる情報共有基盤も欲しいところです。これがメールになってしまうと、スタッフは埋もれたメールの中から指示を探し出す必要があったり、期限順に並んでいなかったりして、結局紙を印刷する運用に戻ってしまう懸念があります。何より、誰が指示を実行し、どのスタッフが指示を確認したかはわかりません。実行すべき業務指示をシンプルに一覧化し、誰に何を周知できているのか、連絡ノートのように管理できるツールを利用することができれば、周知徹底やペーパーレス化を実現することができます。

「店番長」ではこうした課題を解決するため、PCやタブレット上で業務指示の一覧化と実行管理ができる基本機能と、店舗スタッフに周知が必要な情報を共有し確認状況を記録できる「共有」機能があります。
これらの機能を使えば、店舗では一つ一つの指示を印刷する作業から解放され、ノートに転記するような手間もなく、店舗スタッフに業務を周知徹底することができます。

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【共有機能】指示ごとにメンバーを選び共有する。未読の件数も表示される。