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これは、本部からのよくある業務指示の例です。

店舗への指示・通達件数を減らそうと思うがあまり、1つの連絡にいろいろなことを盛り込みすぎてしまいがちですが、実はこれが「店舗にとって、ありがた迷惑な指示」になっています。

本部が知らなかった、店舗の手間

店番長では「期日別」に指示を作成するので、上記のメールであれば3つの指示に分割します。

すると、メールやグループウェアから切り替えてすぐの状態では「店番長に変えたら指示件数が増えてしまったが、これで良いのか？」と本部の方は思われるかもしれません。導入直後の店番長のユーザー企業様からも、よくそういったご相談をいただきます。

そして私にも経験があります。小売の本部担当として店番長を導入した当時、同じように不安に思いすぐに店舗に確認したところ、店長からは次のような反応がありました。

「確かに指示件数は増えましたが、以前より分かりやすくなりました。今まではメールから期日順に指示を抜き出し、別途TODOリストを作り作業が漏れないよう管理していたので、大変だったんです！」

そう、本部では良かれと思い指示をまとめて件数を減らそうとしていましたが、店舗ではかえって余計な手間が発生してしまっていたのです。

本質的な指示の削減とは？

文章をまとめただけで作業量が同じなのであれば、むしろまとめない方が店舗にとっては都合が良い、ということがお分かりいただけたと思います。

しかし、ここからが改善の真骨頂です。
つまり、指示の連絡件数が本質的な問題なのではなく、作業量を減らすように本部が考慮することが本質的な改善です。
店番長を導入後、一度作業量全体を俯瞰してみてください。それこそが"正確な"店舗での作業量の実態です。
これを把握した上で作業そのものを省いたり無くしたりできることこそが本質的な現場負担の削減につながります。

早いもので、もう2020年も終わりに近づいています。年内の店番長コラムは今回が最後となります。
今年も1年、店番長コラムをお読みいただきありがとうございました。

年末年始に向けて皆様ますますお忙しくなることと思いますが、体調を崩されませんようご自愛ください。
来年も、どうぞよろしくお願いいたします。