業務指示ツールの導入で店舗の負担が増える...それは本当？

最近の商談で、「業務指示のツールを導入すると、使うツールが増えて店舗の負担が増えるのでは？」とご質問をいただくことが複数回ありましたので、今回はその懸念についての見解をお伝えします。実際には業務指示の実行管理ツールを導入することで、店舗の情報整理や確認にかかる手間は大幅に軽減されると考えています。なぜなら、現状の店舗では適切とはいえないツールや方法で業務指示の徹底を実践されているからです。具体的に説明していきます。

本部が見落としがちな「第三のツール」とは？

これまで、ツール導入を検討されている企業様の店舗を訪問して現場の実態を確認したり、導入が決まったお客様の業務フローを整理したりしてきました。その中で分かったのは、現場ではおおよそ3つのツールが使い分けられているということです。

メールやチャット
グループウェア掲示板でのお知らせ
店舗独自のツール（TODO管理）

多くの企業は「うちでは2つのツールしか使っていない」と言われますが、実際には3つ目の「店舗独自のツール」が盲点になっています。メールや掲示板での指示配信だけで運用している場合、店舗では確実に「3」の独自管理が行われています。下記ツールがその一例です。

付せん
引き継ぎノート
カレンダー表

これらのアナログツールも、現場で重要な役割を果たしています。特に優秀な店長ほど、こうした方法で細かく日々の業務を管理しています。

「第三のツール」が必要な理由

この「第三のツール」がなぜ必要になるかというと、それは、メールや掲示板から届く情報には業務指示以外の情報も多く含まれているためです。つまり、本当に自店が実施すべき指示を見極め、抜け漏れを防ぐには、独自の管理が必要となっているということです。

先日、メールで業務指示を配信している企業様の店長とお話しする機会があり、「1日にどれくらいの情報が届きますか？」と聞いたところ、200件以上のメールが来るとのことでした。これが全て自店でやるべきものならまだわかりますが、自分の店舗とは無関係な別のエリア向けの指示や、添付ファイルを開かないと内容がわからないもの、店舗運営に直接関係しない人事のお知らせなどが混在している状態でした。

1通のメールを確認するのに1分かかると仮定すると、200通のメールを読むのに200分です。1日これだけの時間を使って業務指示を仕分けしているのは、効率が良いとは言えません。

ツール導入はむしろ店舗負担を軽減する

こうした現状を整理してみると、業務指示ツールの導入で「使うツールの数」は増えません。むしろ、これまでアナログで行っていた「第三のツール」がデジタル化されることで、作業効率が向上し、管理の手間が削減されます。

新しいツールが「メールや掲示板を横断して見なくても、店舗のやるべきことを自動的に整理し、優先順位を明確にしてくれる」のであれば、店舗の負担は大幅に軽減されます。情報の一元化で無駄な作業が削減され、効率的に業務が進むことでお客様対応の品質向上も期待できます。

ツール導入のポイントは、店舗の負担軽減にあり

本部の皆様にお伝えしたいことは、「ツールの数」が店舗負担増加の原因ではなく、「店舗が業務をスムーズに行える環境づくり」が重要だということです。シンプルで使いやすいツールを導入することで、店舗の負担が軽減され、指示の抜け漏れも防げます。結果として、店舗は本来の業務に集中でき、作業効率向上が期待できます。

本部の業務効率化メリットについては別の機会でご紹介いたします。