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指示の実行に対する「完了確認」の重要性

「実行お願いします。」
「実行しました。確認お願いします。」
「確認しました。ありがとう。」

指示 ～ 実行・報告 ～ 完了確認

対面の指示では実に当たり前のやり取りに感じられます。しかし、メール指示を行っていた当時の前職ではこれが当たり前ではありませんでした。なぜならば、指示者は、店舗からの報告内容に問題がある場合のみ、返信をしていたからです。
本部としては、店舗のメール件数を減らしていくための、業務効率化を意図した配慮であったのですが、店舗では、よくこんな会話がありました。

「店長、この間のあの報告、あれで大丈夫だったんですかね？」
「うーん、返信無いってことは大丈夫だったんじゃない？」
「そうですか...」

そう、店舗としては、報告に対してのフィードバックが無いというのはとても不安な状況なのです。また、指摘があったときだけ返信がくることも、あまり気持ちが良いものではありません。
店番長の導入後は、店舗に対して、対面指示と同じように、「確認しました。ありがとう」を「完了確認」ボタンで示せるようになりました。

指示の実行内容が良いお店には「○○の実行内容がとても素晴らしいです。結果に期待ですね！」等、一言コメントを残すこともできるようになりました。
本部スタッフは、店舗スタッフとは普段顔を合わせません。だからこそ、こういった些細なコミュニケーションがとても重要です。

「完了確認」が定着しない社員の根本的な問題点

しかし、この店舗への「完了確認」をなかなか実践できない社員もいました。指示を出すことまでが自分の仕事と認識しているため、指示が全店舗で意図した通りに実行できたかどうかの確認を怠るのです。

このような指示者が発信した指示の実行率は低くなる傾向にあります。自分が出した指示が実行されているかどうかすら確認していないため、前回出した、指示内容の振り返りも行わないことが多いからです。
「自分は指示を出しました。」あとは丸投げ・・・。これでは当然、指示の質もあがりません。

業務改善のプロジェクトリーダーだった私は、こういった社員に対し、しつこく注意喚起し対話を重ねました。「なぜ実行状況が気にならないのか」「実行状況が気にならない指示は本当に必要かどうか」について話し合う中で、指示の棚卸や業務整理にもつながることもありました。

店番長は、店舗が完了していても指示者が完了確認をしていない指示は、画面に残り続ける仕組みとなっています。
出した指示の実行完了を確認するまでが「指示」だからです。

いかがでしたでしょうか。
小さな機能ながら、大きな効果をもたらした「完了確認」。このように、皆さまの会社の問題を解決できる機能が店番長には沢山あります。
ぜひ、店番長導入で解決してみませんか？お気軽にご相談お待ちしております！