店舗への緊急連絡の手段は電話だけでよいのでしょうか?

チェーン企業のお客様から緊急指示の方法について、よくこのようなご意見をいただきます。
一刻を争う緊急連絡の時は、「店番長」を利用せず結局電話を使うのがよいのではないか、といった内容です。

ご意見の背景には、
・本当に急ぎのときは指示をテキストで打つ余裕がない
・店舗が指示をすぐに確認できるとは限らない
・結局、全店舗に電話する方法が確実である
といったお考えがあるようです。

確かに急ぎの時は電話が一番良い方法と考えがちですが、果たしてこれは多店舗への連絡手段として本当にベストな方法なのでしょうか?


緊急指示を電話のみで行う場合

確かに、電話であれば、直接店舗の担当者と会話することで、実施したかどうかが確実にわかるというメリットがあります。
しかし、全ての店舗に1件ずつ電話する必要があり、実行状況の確認に時間と手間がとてもかかります。


緊急指示に店番長を活用する場合

電話をかける前にまず、「店番長」で全店舗宛に指示を発信すれば、余裕がある店舗は、本部からの電話を受ける前に、自主的に指示を実行できます。
「店番長」ではどの店舗が実行済みなのかリアルタイムに確認できるため、本部は未実施の店舗に絞り、電話をかけるだけで済みます。
指示に気づいていない店舗を集中的にフォローできるため、結果として、全店舗で完了するまでの時間が少なくて済むでしょう。

blog_kaisetsu2.png

ここまでを読むと、
「メールやチャットで一斉発信し、店舗から実行結果の回答を求めればよいのでは?」
と思われる方もいるかもしれません。

メールやチャットの場合、数十店舗のチェーンストアであればなんとか運用可能だと思われますが、それ以上の規模では致命的な機能上の問題があります。
というのも、メールやチャットには状況を一覧化する機能がなく、返信やコメントを都度手でまとめなければなりません。それを瞬時に組織内に伝達する必要もあります。緊急時かつリアルタイムに状況を把握するための多:多のツールとしては適していないのです。

緊急時にフォローすべき店舗を正しく把握するには、全店舗の最新状況を、整理された一覧形式で確認できる仕組みが適しています。

事業環境の変化が激しいコロナ禍において、チェーン企業各社様では緊急性の高い店舗への指示が増加傾向にあることと思います。
このような状況下だからこそ、迅速かつ確実に全店で指示を実行できる体制にするために、本部-店舗間コミュニケーションを見直ししてみてはいかがでしょうか?
お悩みの点があればぜひ、お気軽にご相談ください。

FAXをやめてすごく得した話

前へ

さとうグループ様「店番長」導入事例追加のお知らせ

次へ

えっ、店番長を使うと業務指示が増えて店舗の負担が増える?