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メールにチャット、グループウェアなど、いつの間にか社内に複数のツールが導入され、どういう時に何を使うのか決められなくて混乱していたり、肝心なことが伝わっていない、埋もれてしまう、というお話をよくお聞きします。

こんなときは、情報の性質ごとに分類して最適なツールが何か確認してみてはいかがでしょうか？
分類に便利な手法をご紹介します。

■コミュニケーションツールが多すぎて使いこなせない

企業における様々な業務に対応するために、メールやグループウェアなど、複数のコミュニケーションツールを併用している企業は多いと思います。
ですが、例えばメールを使って期限付きの重要な連絡を流した場合、いつまでも回答が返ってこないことはありませんか？他にも、グループウェアへ閲覧するだけでよい情報と実行すべき指示を混在させてしまい、結局指示が実行されないといった問題はなかったでしょうか？
原因として、ツールの役割の定義と、それに伴うルールの設定をしていないことが考えられます。

■コミュニケーションツールの役割とルール化に着目する

コミュニケーションツールにはそれぞれ目的に合致した役割があり、その使い方についてルールを明確にされていないケースで問題が発生します。
このような状態ではどのような課題が発生するのでしょうか？

• 期限付きで実行や報告が伴う連絡と、お知らせ程度の情報が同じツールで発信された場合、現場ですぐには必要ない情報まで確認するムダが発生する
• メールやチャットでは最新の情報しか目に入ってこないため、やるべきことが実行されていないのに忘れられたり埋もれたりする
• 同じような機能を持ったツールが複数ある場合、どちらを使ったら良いか分からない

これらの課題に対し、情報分類のマトリクスを使い、それぞれの情報に適したコミュニケーションツールに役割を割り振ってルールを作成しましょう。

マトリクスを使った情報とツールの分類手法とは？詳しくはこちら≫

店番長のサイトでは、こうした多店舗におけるコミュニケーション課題を解決する【ベストプラクティス】をご紹介しています。