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大変な作業量だった毎朝のメールチェック

店舗現場には毎日大量に本部から指示メールが送られてきます。

毎朝のメールチェックは、店番長導入前だった自身の店長時代を振り返ると、とても大変な作業だったなぁ、と思い出します。
非効率な方法をムダとも思わず、当たり前にこなしてしまっていたことにもぞっとします。
メールチェックには、下記の二つの工程がありました。

①メールの印刷とファイリング（全スタッフが閲覧するため）
②メール本文への書き込み（メールの内容を分かり易くするため）

今回は、この毎朝のメールチェック作業が、店番長によってどのように改善されたのか、私の実体験を元にご紹介します。

紙ベース、ファイル管理からの脱却

私のいた店舗では、指示(メール)を全て印刷し、日別にファイリングしたうえで、朝礼で共有。
確認済のスタッフはメールに直接サインする、という運用方法をとっていました。

休日分は次の出勤時に読むことになっているのですが、ルールを設けても、確認漏れが起き、仕事のミスに繋がってしまうことが多くありました。
中でも、お客様への誤ったオペレーションは絶対に許されないことであり、十数名いるスタッフ全員に漏れなく周知させることには、とても苦労しました。

また、紙文書なので、誰かが作業の為メールを持ち出していると、他のスタッフは読むことが出来ないため複数人のスタッフが確認するのには運用上の限界がありました。

店番長は、システム上に店舗のスタッフを一人一人登録し、スタッフ別に未読内容を把握できます。
そして指示の確認、サインという一連の作業を、全てタブレットやPC上で行うことができます。

これにより、"メールの印刷とファイリング"というムダな作業は不要になりました。
久しぶりに出勤してきたスタッフも、店舗運営上知っておくべき内容を100%把握した状態で、店頭に立つことができるようになり、全員がお客様への正しいオペレーションを徹底できるようになりました。

さらに、紙が無いということは、印刷管理する時間の削減だけでなく、コピー用紙の削減、情報漏れリスクの回避、シュレッダー作業不要といいことづくめでした。

店番長では、"いつまでに何をする"があいまいな指示は作れない

"メール本文への書き込み（メールの内容を分かり易くするため）"とは具体的にどういうことでしょう。

それは、指示内容の
期日＝"いつまでに"を赤字で書き込み、
行動＝"何をする"の部分にマーカーを引くことです。

指示者は、確実に指示を実行してもらう為に、理由や重要性を入念に文章にするのですが、
結果、その長文に、肝心な"いつまでに、何をする"という指示部分が埋もれてしまうのです。
さらには、複数の指示・期日が混ざることで、より複雑な指示となってしまいます。

スタッフは日々忙しく店頭業務に追われているため、複雑な文章を読み解く時間も余裕もありません。
その為、スタッフ全員が一目で分かり易いように、期日を赤字、行動にマーカーといった、ひと手間が必要でした。

店番長は、行動＝"何をする"の一つずつに対し、回答方法をセットで指示します。
指示者がうっかり、どのような手段(画像？数字？)で報告してもらう必要があるのか、書き忘れることもありません。

期日"いつまでに"が指示のトップに表示され、指示の順番が期日順に表示されます。

そう、店番長では、"いつまでに、何をする"という期日と行動完了報告方法があいまいな指示は作成できないのです。

これにより、"メール本文への書き込み"というムダな作業は不要になりました。

見落としが無いように、と慎重になり、店長や副店長のみが行っていたメールチェックや朝礼も、
3番手、4番手のスタッフでも実施出来るようになり、シフトが組みやすくなりました。

いかがでしたでしょうか。
この通り、店番長はメールチェック一つにおいても、各段に仕事の効率をあげることができます。

こういった、本部からは見えていない、現場の当たり前になってしまっている"ムダ"な仕事が実はあるかもしれません。

ぜひ、仕事の棚卸を店番長で実行してみませんか？
私たちが全力でご相談に乗らせていただきます。まずはお気軽にお問い合わせください。