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近頃、店舗宛の業務指示にメールを利用しているチェーンストアの経営層や管理職の方とお話させていただくと、このようなお悩みをお寄せ頂くことが増えてきました。

「店舗から業務指示が分かりづらいという声を聞くので改善したい」
「指示の書き方をルールに定めてもなかなか徹底されない」

原因はどこにあるのでしょうか？
「指示の書き方」が問題なので、原因は指示を発信する立場である本部側にありそうです。
日常的に店舗宛に業務指示を発信している方々にお話を聞くと以下のような本音が浮き彫りになりました。

「指示は受け手の気持ちに立って簡潔に記載するように言われているが、つい忙しくて本部や取引先とのやりとりを引用してしまう」
「毎回上司をCCに入れるわけではないので、つい手を抜いてしまう」
「自分は簡潔に書いているつもりなので、なぜ分かりづらいと言われるのかわからない」
「読んだわけではないのでわからないが、おそらく他の部門から発信している指示のレベルもこの程度だと思う」

一見、発信者側の意識の問題のように感じられる内容ですが、場合によっては業務指示ツールの見直しで解決できるかもしれません。
先日、ある店番長ユーザ企業様の取締役からこのような話を聞きました。

・店番長導入を機に店舗宛メールを完全に廃止した
・業務指示を店番長に一本化したところ、わかりづらい指示や狙いがあいまいな指示が減った
・店番長では誰がどのような指示を発信しているか本部内で全て共有される
・自分の書いた指示が本部の誰からでも閲覧できるので、発信者が内容に気を遣うようになった
・結果として、指示の受取り手である店舗が働きやすくなった

この企業様ではメールというクローズドなコミュニケーションツールが問題の一因となっていました。
コミュニケーションがオープンになったことで自発的な改善が促されたと言えるでしょう。

皆様もコミュニケーションのオープン化によって問題解決にアプローチしてみませんか？
これまで多くの企業様を成功に導いたノウハウをフル活用しご支援させていただきます。是非お気軽にご相談ください。