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導入前の課題｜「1日30～40通のメールが負担に」

『店番長』導入前には、どのような課題がありましたか？

当時は電話やFAX、メールが主な業務連絡手段でした。

本部から店舗へは1日あたり30～40通ほど、メールで業務指示を送っていたのですが、本部側は「指示を出して満足してしまう」、店舗側は「優先度が分からず対応が遅れる」という状況が頻繁に発生していました。

締め切りを忘れて期限を過ぎてしまうケースもありましたし、対応漏れを防ぐためにメールをわざわざ印刷して紙で管理していた店舗もありました。結果として紙の無駄も目立ち、効率の悪さが際立っていました。

売り場の写真報告も"デジカメで撮影 → PCに取り込み → メールに添付して送信"という工程が必要で、店舗側に非常に負担がかかっていました。しかもそれを受けた本部も確認作業に時間を取られ、現場も報告準備に追われるなど、双方に負担が大きかったのです。

導入準備｜「段階的な移行で不安を払拭」

新しいツールの導入にはご不安もあったかと思います。どのように準備を進められたのでしょうか？

準備期間はじっくり、約1カ月半をかけました。

まず最初の2週間で、本部向けに利用説明会を行い、店舗向けには写真報告用のタブレットを導入・設置しました。その際、巡回時にテストサイトを活用した操作説明を行い、希望者には個別説明会も実施しました。

その後の3週間は、メールと『店番長』を並行して運用しました。新旧両方で指示を出すことで利用者が慣れる時間を確保し、準備が整ってから本運用を開始する形をとったのです。

スムーズに移行できましたか？

正直、当初は「現場が混乱しないか」「新しいツールを受け入れてもらえるか」と不安もありました。

しかし、説明会や個別対応でしっかりと理解を深めてもらい、移行期間を設けたことで、大きな混乱はありませんでした。 利用者からの問い合わせもほとんどなく、結果的に従来のツールからスムーズに切り替えることができました。

導入後の効果と今後｜「優先度も明確になり、手間も削減」

導入後の反応はいかがでしたか？

本部・店舗ともに非常に好感触でした。特に多かったのは「使いやすい」「優先順位が分かりやすい」といった声です。

また、社内ネットワーク外でもスマホで確認できるため、出張中や外出中でも代行者に指示を出せるようになったのもうれしい変化です。

今後の展望について教えてください。

今後は導入後の意見交換会を実施して、利用者の声をさらに吸い上げていきたいですね。現場の意見を取り入れることで、より効果的な運用につなげたいと考えています。