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新商品配分やポスター/POPの希望数、レジ締めに伴う実績や予約数など、チェーンストアにおいて本部が店舗側の数字を吸い上げて集計したい場面が多々あるかと思います。

最近は、EXCEL集計が便利ですので、オンラインで共有して各店舗に入力してもらうようメールで依頼する、という方法を実施された方も多いと思います。

ですが、なかなか期限までに集まらず本部やSVさんから催促をしたり、未入力の店舗に1店ずつ電話で聞いてその場で書き込んだりしているとのお話をお聞きします。

なぜうまくいかないのでしょうか？

現場のリテラシーの問題

一つは現場でEXCEL入力に慣れた人ばかりとは限らない問題が挙げられます。

使える人からするとなんてことはない便利な機能ですが、ご高齢のスタッフの方など普段慣れていない方からするとそれなりにハードルが高いです。また仮に使える人だったとしても入力ミスが多かったりすると困りますよね。
対策として、色を付けたり、入力規則を入れてみたり、注釈を加えたりすることもできますが、その分本部の方の手もかかりますので、作り込みにも限界があります。

頑張って教え、一通りの店舗で使用することができるようになっても、スタッフが入れ替わったりするとまた1から教えなくてはなりません。できそうな人材を採用できたとしても、いつも同じ人しか対応することができず、その人が忙しかったり休んだりすると実行されないというお悩みもあると思います。現場で継続的に教えていってもらうにしても教育の負担が上がってしまう懸念もあります。となると、根本的に難しさのハードルを下げるのがベストということになるでしょう。

そのため、手頃で便利な方法として、GoogleやMicrosoftのクラウドのサービスを利用し、本部でフォームを作り、各店舗でフォームに入力して回答をすると自動でEXCELにデータが入る仕組みを使うケースもあるかと思います。

このようなフォーム形式であれば、店舗側は質問の通り記入すればOKなので、EXCELに直に記入するより簡単でミスも減ります。
これで解決すれば良いのですが、それでもうまくいかないというお悩みもお聞きします。
うむむ、今度はどんな原因なのでしょうか？

もう一つの問題は「メールの埋もれ」

店舗に依頼をする際に、メールをお使いの場合が多いと思います。グループウェアやチャットをお使いの場合も多いでしょう。ですが、メールでもグループウェアでもチャットでも、連絡元は一つではありません。受信箱や掲示板はあっという間に発信側のペースで埋め尽くされ、受信側でそれを捌かなくてはなりません。

元々、メールなどの汎用の連絡ツールは、やったかやってないか、いつまでにやらなくてはならないかを受信する側が自ら管理しなくてはなりませんので、ここでもまた店舗スタッフのスキルへの依存問題が発生します。

結局、連絡した依頼が店舗側で埋もれてしまってはどんな手段でも同じです。
ちゃんと管理できる人は誰？その人が休んだら、変わったら...とまた前述の通りです。

対策は二本立てで行わなくてはならない

「EXCELより簡単に誰でも入力できる」＋「埋もれないように連絡する手段」この二つを同時に満たさなければ、EXCEL入力が集まらない問題は解決せず、いくら部分的に改善しても堂々巡りになってしまいます。

つまり、「フォームのように初見で誰でも簡単に回答できて、尚且つ店舗が実行状況を簡単に把握できるToDoリストのような機能がくっついている」のがベストです。

店舗業務はEXCELだけにあらず

と言って、フォーム＋ToDoリストで万事解決かというと、店舗の業務はそれだけじゃないのが曲者です。

日報や週報も書かなくてはならないでしょう。店舗の写真を撮って送って欲しいとなれば、それも別な手段で対応して回答することになります。それでいて店舗スタッフの本分としての接客や店舗のオペレーションに専念してほしいということも同時に望むとなるとなかなか器用な人材/スキルを要求されます。

みなさんもうお分かりですね。そうです。それ誰にやってもらいましょうか？

というわけで、フォーム＋ToDoリスト＋日報＋写真収集、全部一括で同じ操作性で、誰でもすぐ使えるツールがあればな...、というところに行き着きます。皆さんお悩みは同じです。

さてそこで、ドラ○もんの四次元ポケットのようなくだりになってしまってたいへん恐縮ですが、お悩みあるところに対策あり、ということで、それを詰め込んで凝縮したサービスが弊社の「店番長」です。
業界一シンプルなツールを目指しており、はじめて触れるスタッフの方にも簡単に使え、採用や研修の悩みが一つ減りますし、さらに、本部の方も集計が楽な上に催促業務も激減する、といいことづくめでご好評いただいております。

「EXCEL集計を試したがどうも当社には馴染まない」と思われている会社様がいらっしゃいましたら、諦めずに専用のツールをお試しいただくこともご一考いただければと思います。