やめませんか？店舗へのリマインドメール

今回は本部から店舗への業務指示において、メールで店舗へリマインドをすることについて考えてみたいと思います。

多くのチェーンストアでは、メールやグループウェアの掲示板を利用して業務指示を発信しています。しかし、一度の発信だけでは指示の実行が漏れている可能性があるため、同じ指示を何度もメールでリマインドする本部スタッフの方も少なくないのではないでしょうか。
「リマインド」、「再」、「確認」といった文言をタイトルの先頭につけ、以前発信した指示の実行を促すメールを店舗へ送るのはチェーンストアでよく見かける業務シーンかと思います。

しかしその結果、指示が重複することで、店舗において手間の増大やモチベーションの低下が引き起こされます。
店舗の立場からすると、同じ指示が掲示板とメールの両方で届くため、同じ内容を何度も読む余計な手間が発生します。リマインドで重複した指示を含めると、本来の指示量の2倍から3倍の指示が店舗に届いていることになります。このため、心象的に情報過多と感じやすくなります。
また、最初の指示でしっかり実行した店舗からすると、作業が完了しているにもかかわらずリマインドされるのは気分が良いものではありません。

では、あるべき姿は何でしょうか？
まずは一度の配信で指示が伝わる環境を整えることです。これには、メールのように出した指示が流れてしまうツールではなく、まだ実行していない指示がちゃんと画面上に残ってくれるようなアプリケーションを活用することが望ましいです。これに加え、本部がそれぞれの店舗の実行状況を把握できる仕組みがあれば、実行済みの店舗にリマインドを出す必要がなくなるため理想的です。

リマインドによって店舗の業務効率やモチベーションを低下させてしまっている恐れがありましたら、是非お気軽にご相談ください。あるべき姿の実現をご一緒に考えてまいります。