SVや店長の休日メールをなくす方法

最近、チェーンストアのSVの方からこのような意見を聞きました。
・休みの日もスマホへ本部からバンバン指示が飛んでくる
・自分は休みだが店舗は営業中なので、自分で業務指示を止められない

皆さんの会社では、SVや店長が休みの日に社内メールを開いていないでしょうか？
労務管理上好ましくないものの、やむを得ずメールせざるを得ない状況はしばしばあることと思います。

どうすればSVや店長が休みの日にメールしなくても済むようになるでしょうか？
これを考えるために、店長やSVが休日にメールする理由を考えてみました。

店長やSVが休日にメールする理由

SVが休日にメールする理由
・本部から緊急の指示が届き、担当する店舗へすぐさま指示を出さなければならないとき
・店舗からもらった報告を急ぎで本部へ転送しなければならないとき

店長が休日にメールする理由
・本部やSVから緊急の指示が届き、自分が担当する店舗のスタッフに急ぎで対応をお願いしなければならないとき
・本部やSVから緊急の調査依頼が入り、店舗の状態を本部へ報告しなければならないとき

まとめると、SVや店長が休日にメールする背景には、本部と現場の橋渡しとしての役割があるのではないでしょうか。

休日メールをなくすには

この問題を解決する方法の一つとして、店長やSVを介さずに、本部からの指示を店舗スタッフが直接確認でき、店舗スタッフが本部へ直接報告できるようにすることが考えられます。
しかし、本部と店舗スタッフが直接メールのやりとりをすればよいかというと、簡単には行かないのではないでしょうか。
以下のような問題が想定されます。

・店舗スタッフにとって、大量のメールからやるべきことを整理して把握するのは難しい
・店舗スタッフにとって、本部への報告文を書いたり、画像など必要ファイルを添付して報告をまとめるのは難しい
・本部にとって、店舗スタッフからバラバラと報告をもらっても全体の状況が把握しづらい

これらの問題を解決するには、以下のような業務環境が必要となるでしょう。

・店舗スタッフにとって一目でやるべき指示が把握できる
・店舗スタッフが誰でも簡単に本部へ報告できる
・本部から店舗の報告状況が一目で簡単に把握できる

今の本部-店舗間のコミュニケーション手段でこれらを実現することが難しい場合、チェーンストア専用の店舗マネジメントツール「店番長」が助けになるかもしれません。
是非お気軽にご相談ください。