FAXをやめて、何に乗り換えましょうか？

チェーンストア企業において、FAX利用時に発生する課題とは？

先日、店番長をご導入いただいた「オリジン東秀」様からこんなコメントをいただきました。

弊社では従来、本部から店舗への連絡をFAXによって行っておりました。
そのため、店舗においては届いたFAXに対する管理の煩雑さや、どのような連絡がいつ来ているのか分からないという課題があり、本部においてはFAXによる連絡を店舗側が確認しているのか分からないという課題を抱えていました。
また、店舗からの画像報告についても本部側での集計に多くの時間を割いている状況でした。

その他にも店番長を導入いただいた企業様に過去インタビューした際に、下記のようなFAX使用時の課題を挙げられていました。

西村ジョイ様：

届く枚数が多いため、誰宛なのかを確認して仕分けする作業でかなりの手間が発生
バイヤーが店舗から FAX で回答があった発注数を集計する作業に毎週 3時間を費やす
報告をまとめる期日には本部スタッフが FAX のある事務所で待ち構えていないといけない
店舗から意図した回答が得られないと一店一店電話で聞き直す必要がある

京王食品様：

本部で FAX が担当者まで届かず放置されていたり、紛失したりしていた
店舗で FAX から ToDo へ読み取ってまとめきれず、提出物が忘れられてしまうことがあった
提出物の催促や実行状況を確認するために一店一店電話を掛け確認

このように、チェーンストア本部と店舗の間のコミュニケーションにFAXを使うのはとても課題が多いといえます。

FAXからメールやチャットへ移行する懸念

例えば、FAXからの移行先の手軽な手段としてメールやチャット、グループウェアが思い浮かびます。
もちろん、これらの仕組みでも幾つかの課題は解決します。しかし、

店舗が受け取った指示を実行したかどうかを確認したい
店舗から受け取った回答を効率的に集計したい

のような要望は解決することができません。

さらに、意外と見落としがちなのが誰でも使える簡単さです。
「メールやチャットは誰でも使えるので問題はない」とお考えの方もいらっしゃるかもしれません。
ですが、ちょっと考えていただきたいのは、メールやチャットの自由度です。

メールやチャットは自由度が高すぎるため、書き手がわかりやすく伝える、読み手が書いてある内容を正確に受け取る、文章を読んで適切な回答形式で返す、もう完了したかどうか全て自力で管理する、などなど、実は暗黙知のようなものを数多く習得しなくてはなりません。これを経験の浅いスタッフに全て引き継ぐのは容易ではなく、一見手段としては容易でも、運用としては課題が多く属人化が進んでしまう温床になります。
実は、メールやチャットのように汎用で「なんでもできる」的なものを良しとしてしまう発想はシステム選定において非常に危険なのです。

店番長を選ぶ意義とは？

では、導入企業のようにFAXをやめて店番長を選ぶ意義はどんなところにあるのでしょうか？

FAX運用を振り返ってみると、「送った表にそのまま書き込んで送り返して欲しい」など、あらかじめ相手に何を返して欲しいかということを伝えることができ、紙なので誰にでも明確で対応しやすかったと言えます。つまり、乗り換えるにあたりFAXと同じぐらいやるべきことが明確で、尚且つ誰でも簡単に使える必要があります。

店番長は「業務指示の実行管理に特化し、誰もがシンプルに使える」ことを目的に作られたシステムです。それゆえに、FAXからの乗り換え先にも適している、と言えます。

それをふまえて、冒頭のオリジン東秀様の続きのコメントがこちら。

こうした課題に対して店番長は解決するための機能が揃っていることに加え、操作がシンプルであることから、パソコンやタブレット操作に不慣れな従業員でも簡単に使える点を評価し、採用を決定しました。

西村ジョイ様からも同様のコメントをいただいており、さらに社員のワークスタイルだけでなくライフスタイルまで変わったとのことです！