「わかりやすい業務指示」は担当者の力量次第なのか?

こんにちはリンコム営業部の野口です。

みなさまは、「わかりやすい業務指示」は作成した担当者の力量次第と思われますか?

今回はこの問いに答えるヒントとして、最近チェーンストアの店舗運営担当者様から伺ったお話をご紹介させていただきます!

そのご担当者様は、新たに店舗運営部門に異動したようなのですが、経験不足やスキルを理由に「現場にわかりやすい業務指示が書けない」というお悩みを抱えていらっしゃいました。結果、以下のような業務課題が発生してしまっているようでした。

  • 発信した業務指示が現場で正確に理解されず、現場から「○○さんの指示はわかりにくい!」というフィードバックが発生する
  • 現場で指示が実行されず、催促や確認作業が増え、本来の業務に影響が出ている
  • 指示作成に時間が取られ過ぎ、肝心の業務がおろそかになる

では、「現場にわかりやすい業務指示」とは何でしょうか?
担当者のスキルや能力に左右されるものなのでしょうか?

今回は、わかりやすい業務指示を作成する上でおさえておくべきポイントを3点ご紹介いたします。
(基本ですが、取り組まれていないご担当者様が意外と多いのです!)

1.「いつまでに?」をはっきりさせる

いつまでに実行・報告が必要な指示なのか、期限を示してあげましょう。
※店舗にとって現実的で無理のないスケジュールを組むこともとても大切です

2.「なにを」実行してほしいか簡潔に伝える

メールやチャットで業務指示を発信する際、「おつかれさまです○○です。いつも~」などの挨拶を文頭につけている、1つの連絡にいろいろなことを盛り込んでいる、など心当たりはありませんか?

指示を読む時間を要してしまう、文中からタスクの抜き出す手間が発生してしまう、など負担になっているケースがあるようです。
現場が業務指示をスムーズに実行できるよう、指示を確認する手間は減らしてあげましょう。
こちらのコラムもご参考までにご紹介します。
 店舗にとって、ありがた迷惑な指示の書き方とは?

3.(報告が必要な業務指示の場合)完了後にどうしてほしいか伝える

完了したらどのような報告がほしいかあらかじめ定めておきましょう(写真だけほしい?数値もほしい?コメントが必要?)。
その上で、どのような連絡手段で報告してほしいかも伝えるとベターです(メールで?チャットで?掲示板で?FAXで?)。

以上がわかりやすい業務指示を作成する上でおさえておくべきポイント3点です。

これらの基本を押さえることで、担当者の個別の能力や経験に依存せず、
わかりやすい業務指示を作成することができます!是非、ご参考にしていただけますと幸いです。

今年、新しい部署へご異動された方もいらっしゃると思います。
もし「わかりやすい業務指示が書けない」というお悩みがございましたら、お気軽にお声がけください!
皆様とご一緒に、より良い解決策を見つけていけましたら幸いです!

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