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業務指示の量を見直して一定量減らしても、実行力が向上せず、店舗の負担が変わらないことがあります。こうした状況を改善するために、どのような対応が有効でしょうか？以下に、具体的な対策を2つご紹介します。

店舗（受け手）の視点で指示コミュニケーションを考える

わかりやすいのは繁忙期ですが、店舗が忙しいときに大量の指示が届くと、現場の混乱を招くことがあります。

忙しいのにこのタイミングでは無理...
また追加の作業指示が来ている...

実際の商談では、店長の方に話を聞くこともあるのですが、現場の状況をもう少し理解してほしいといった声が上がることも少なくありません。
こうした状況を回避するためには、店舗の視点に立ち、効果的な指示の出し方を考えることが重要です。

1: 指示の発信タイミングを見直す

指示が特定の時期に集中すると、店舗側の対応が難しくなることがあります。
同じ日に複数の指示が集中して発信されると、スタッフが対応しきれず、結果的に実行力が低下する事があります。これを防ぐためには、指示の発信タイミングを調整することが重要です。

具体的には、各部門が指示を発信する曜日や時間帯をルール化するのが効果的です。
店舗運営部の指示は月曜日の10時、商品部の指示は火曜日の10時、販売促進部の指示は水曜日の10時、といった具合に発信のタイミングを調整することで、店舗スタッフがそれぞれの指示に集中して対応することができます。
また、指示の発信頻度を調整することで、各部門が発信する指示の量もコントロールできます。
こうしたタイムテーブルの設定により、指示が分散され、店舗側の対応がスムーズになります。

ちなみに先日、商談させていただいたお客様では、
全店向けの指示に関しては、年間を通じて計画的に発信され、全社的なルールとして明確に規定されていました。
このような取り組みは、業務指示のDXの重要性を理解し、実行力をあげるための素晴らしい例だと言えます。

2: 指示のフォーマットと内容を整える

指示のフォーマットを統一し、可読性を高めることで、スタッフが内容を迅速に理解しやすくなります。

例えば、指示のタイトルに「作業指示」や「連絡」などの区分を明確に記載することで、その指示が実際に作業を伴うのか、単なる周知徹底で良いのかを素早く理解できます。
これにより、スタッフはどのタイミングでどれだけの時間が必要かを把握しやすくなり、効率的に実行することができます。

弊社の経験上、指示の内容を統一するためには、テンプレートを作成することが非常に効果的でお勧めしています。
最近では、生成AIを活用してテンプレートのアイデアを作成し、それをもとに構成を決めている企業もあります。

こうした取り組みにより、指示書の一貫性と明確性が向上します。指示内容は、必要な情報を過不足なく簡潔にまとめることが重要です。
詳細な指示が適切に提供されることで、誤解が生じるリスクが減り、業務の遂行スピードが向上します。
これにより、各担当が自分の役割に応じた指示を確実に実行できるようになり、全体の実行力が向上します。

これらの方法を実践することで、業務指示の量を最適化した後も実行力をさらに高め、店舗の負担を軽減することができます。

指示の発信タイミングやフォーマット・内容の見直しは、業務改善の重要な要素ですので、ぜひ取り入れてみてください。