店番長とメールの併用方法

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店番長を販売していると、メールとの併用について悩まれる方が多く、今回はチェーンストア企業にとってメールがどのように利用されており、どんな課題があるのか、そしてどの様に店番長とメールを利用したらよいかまとめてみました。

メールはアドレスさえ分かれば相手とのやり取りができるという柔軟性の高さから、本部-店舗間でもよく利用されています。 本部-店舗間では、業務指示、業務連絡、個人対個人のやり取りなど、多くの情報がやり取りされますが、メールならではの課題もあります。 いくつか課題をピックアップしてみました。

本部から各店舗へメールで送信した指示の進捗を確認しようにも、店舗がバラバラに返信(回答)したメールでは完了/未完了を整理するだけで一苦労。
他部署が的確な内容で店舗に指示をメールしているか気になるが状況がつかめない。CC機能を使えば共有はできるが、共有の判断は送信者にゆだねられてしまい、大事なメールが共有されないことがある。
メールを使用していると外部とのやり取りが自由にできるため、店舗で使用させるスタッフによってはメールの使い方や情報漏洩対策などの教育が必要。
店舗では1つのメールを複数人で利用することが多く、運用ルール(フォルダー管理)を決め進捗(実行具合)を管理するケースがよく見られる。しかし、運用ルールが徹底できず大事なメールに気づかず見落とされてしまう。
店舗には、複数の本部部署から指示が届くが、それぞれの指示の優先順位がコンフリクトする(皆が重要・優先で送ってくる)ため、どれから着手したらよいか判断に困る。
これらは、店舗数が多い企業様になればなるほど顕著になる課題ですが、メール運用のルール化をいくら頑張っても手間ばかり増えてしまいますので、店番長でカバーすべき領域であります。

片やメールの利点は、外部の業者とのやり取りや、社内においても1対1のクローズドなやり取りができる点です。店番長は、本部-店舗間のやり取りに特化しており、基本的に業務指示を「見える化」する仕組みであるために、これらのやり取りにはメールを使うべきです。

以上の様に、システムには向き不向きがあるため、その特性を見極め適材適所で利用していくことが必要です。

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